Cadre de l'équipe gestionnaire d'admission et de facturation (H/F)

Description du poste

Le cadre est chargé de veiller à une facturation rapide et régulière des soins, en lien étroit avec le service des finances, appartenant au même pôle. Il contribue au suivi mensuel des recettes, et à l’adaptation des procédures aux changements de la réglementation,

Il assure l’encadrement de l’équipe des gestionnaires d’admission, (plannings, répartition des tâches, consignes et procédures de travail…). Il organise le travail des 40 agents qui assurent la création, la gestion et le contentieux des dossiers administratif des patients (hospitalisation et consultation externe).

Ses objectifs sont de veiller à un accueil de qualité de la part de l’équipe d’admissioniste (front office).

Les missions confiées présentent l’avantage d’apporter une expérience variée comprenant à la fois des missions de gestion d’équipe et des missions techniques financières et de faciliter la facturation rapide et régulière des soins par une activité d’admission de qualité (dossiers)

A – Facturation :

1. Coordonner le travail de l’équipe pour s’assurer de la qualité et de la rapidité de la facturation
2. Assurer un contrôle continu de la qualité de l’activité menée : identifier et analyser des erreurs ou anomalies lors de l’admission, en rechercher les causes et définir les actions correctives et préventives ; en lien avec l’adjoint des cadres responsable de la qualité du dossier
3. Suivre les indicateurs de facturation et communiquer régulièrement avec la direction des finances sur l’avancement de la gestion des dossiers.

B - Encadrement :

1. Organiser le travail de l’équipe : consignes et procédures de travail, réunions périodiques pour informer l’équipe et résoudre les problèmes.
2. Organiser les plannings et travaux de l’équipe polyvalente qui assure la création et la gestion des dossiers administratifs des patients réalisés au guichet du bureau des entrées et assurer la gestion des absences (guichets, permanences midi/soir/week-end).
3. Coordonner le travail de l’équipe pour fluidifier le parcours patient.
4. Gérer au quotidien l’ouverture des guichets en fonction de l’affluence : utilisation d’un logiciel de gestion de la file d’attente. Adapter le nombre de guichets en fonction du flux/besoin pour limiter l’attente des patients. Analyser et définir en cible la bonne adéquation entre le personnel aux guichets et le flux des patients. Mesurer le flux physique des patients, des accompagnants et des ambulanciers sollicitant les admissions et son évolution dans le temps en flux entrants et sortants. Adapter des ressources (nombre et compétences) à l’activité ; L’objectif étant d’améliorer la satisfaction des patients et des services de soins en diminuant les temps d’attente ;
5. Assurer l’intégration des nouveaux agents arrivants au sein de l’équipe polyvalente du BDE
6. Procéder à l’accueil et organiser la formation/montée en compétences des nouveaux agents
7. Animer et encadrer l’équipe
8. Développer les compétences des collaborateurs. Analyser et définir en cible un niveau de compétences des agents de l’équipe d’admission. Les compétences du personnel de l’équipe doivent être adaptées en nombre et en niveau
9. Assurer l’évaluation des agents

C - Tâches diverses :

1. Gérer des régies (en suppléance)
2. Effectuer les dépôts de valeurs des patients au coffre du bureau des entrées et restitution de ces valeurs,
3. Réaliser les dossiers d’inscription à l'Établissement Français des Greffes,
4. Assurer la permanence des cadres du bureau des entrées le matin (7h45) ou l’après midi (17h30)
5. Rédaction/Création d’un processus d’admission de bout en bout
6. Amélioration de la formalisation/organisation de l’admission

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