Assistant.e administratif.ve à l'IFPS

Description du poste

Sous l’autorité du supérieur hiérarchique et fonctionnel, elle :

1. Réalise les activités de gestion dans le respect des règles et procédures en cours
2. Participe aux activités des autres unités en fonction des besoins

Gestion administrative dans une unité de formation :

· Accueil physique et/ou téléphonique

· Elaboration de courriers et gestion des mails

· Saisie des données relatives aux apprenants et aux intervenants dans le logiciel de gestion Forméis

· Suivi des dossiers de prise en charge financière des apprenants selon les profils

· Gestion des intervenants (devis, courriers, facturation)

· Structuration et suivi des dossiers scolaires (support papier)

· Préparation, participation et rédaction des comptes rendus des instances spécifiques à l’unité de formation

· Participation aux enquêtes/études/rapport d’activité de l’unité de formation

· Contribution à la préparation de forum, de la journée portes ouvertes…

Gestion administrative dans une unité transversale :

· Accueil et orientation des publics (apprenants, intervenants)

· Réponse aux différents appels téléphoniques et/ou orientation des appels en fonction de leur nature

· Contribution aux activités de l’unité transversale : gestion des mails, saisie de données sur logiciel, suivi de dossiers, reproduction et diffusion de documents

Contribution, en fonction des besoins, aux activités des autres UT de l’IFPS

CDD de 3 mois reconductible

Autres détails